Aprenda como fazer a gestão financeira da oficina com essas 5 dicas

O trabalho em uma oficina mecânica requer uma atuação intensa. É preciso cuidar de revisões em carros, trocas de pneus e óleo, compra e organização de peças, administração e capacitação da equipe etc. E além de tudo isso, você também deve fazer a gestão financeira da oficina para garantir o maior retorno financeiro possível para o seu negócio.

Afinal, sem gerir bem o seu fluxo de caixa e tratar de todos os fatores do seu orçamento com cuidado, como impostos, capital de giro e demais informações desse setor, fica impossível manter o seu negócio. Por isso, essa parte é essencial para melhorar sua rentabilidade.

Neste post, apresentamos algumas dicas para melhorar a administração das finanças em sua oficina, mostrando por que essa tarefa é tão importante e como você pode colocá-la em prática. Acompanhe!

1. Gerencie seu fluxo de caixa bem de perto

O fluxo de caixa é como chamamos o registro de cada centavo que passa por uma empresa. Ele é bem parecido com um orçamento familiar, mas você não pode se dar ao luxo de colocar valores aproximados ou lançar os números fora da data. Tudo isso pode gerar confusão nas finanças e dificultar bastante o seu trabalho.

Por exemplo, o fluxo de caixa inclui o recebimento por diversos serviços, os gastos envolvidos nesses mesmos trabalhos, custos básicos com luz, água e material, despesas extras com reposição de equipamento, entre outras coisas. A partir dele, você consegue saber quanto dinheiro costuma circular na empresa a cada dia e quanto dele pode gastar.

Para incluir o fluxo de caixa na gestão financeira da oficina, você vai precisar tomar nota de cada transação ao longo do dia. Se tiver um sistema de gestão que registre cada compra e recibo automaticamente, já poderá poupar bastante trabalho.

2. Otimize seu capital de giro

O capital de giro é outro termo comum em gestão financeira, mas que nem sempre é claro para alguns empresários. De forma bem simples, ele representa a quantidade de dinheiro que seu negócio precisa para se manter funcionando. Se, a cada dia, você gasta o mesmo valor em transporte, material, mão de obra e espaço, então a soma de todos esses gastos, mais uns 10% em margem de erro, representa seu capital de giro.

Esse número diz, na prática, quanto custa o seu negócio, informando o mínimo de dinheiro que precisa entrar no caixa para manter tudo em equilíbrio.

Tendo isso em mente, é essencial otimizar o capital de giro, ou seja, pensar no que você precisa faturar, além do necessário para manter o negócio girando. Por exemplo: se a sua oficina tem um capital diário em torno de R$1.000 e consegue produzir R$1.500 por dia, em média, então o seu negócio tem R$500 de rentabilidade diária. Com essa informação em mãos, é possível tomar decisões quanto a diminuir os custos para aumentar a lucratividade.

Para ter os dados sempre à mão, um software pode ser de grande ajuda. Com um sistema de gestão financeira, basta tomar nota dos seus gastos em determinado espaço de tempo e enxugar aqueles que você considera mais importantes para manter sua oficina funcionando com a mesma qualidade e melhores níveis de retorno financeiro.

3. Crie uma rotina de fornecimento

Em uma oficina, falta de peças, óleo, pneus ou ferramentas é, no mínimo, um atraso — no máximo, a perda de alguns clientes. Por isso mesmo você deve ter uma agenda muito bem estruturada com todas as suas datas de aquisição. Se algum item fica em falta com muita frequência, então é sinal de que seu estoque não é suficiente para a demanda.

E o que isso teria a ver com a gestão financeira? Tudo, na verdade. Boa parcela dos seus gastos vem justamente do fornecimento de material. Se for possível ampliar o número de clientes atendidos, você pode elevar seu capital de giro e sua rentabilidade ao mesmo tempo.

4. Estabeleça metas para o seu negócio

Ter um objetivo é saudável para qualquer negócio, inclusive para a gestão financeira da oficina mecânica. Uma meta para seu empreendimento pode ser algo simples, como conseguir X de faturamento ao longo do mês, cortar parte dos gastos ou elevar a rentabilidade base da empresa até o final do ano. O importante é que ela seja alcançável.

Se você seguir as dicas acima, já terá bastante material para começar a elaborar suas metas. O fluxo de caixa o ajudará a entender como as finanças do seu negócio funcionam. O capital de giro dará uma base realista sobre os custos da sua empresa e o quanto você precisa faturar para mantê-la. Já uma rotina de fornecimento evitará que você perca oportunidades de venda.

Claro, há outras coisas que entram em jogo para decidir suas metas. Além disso, não é só criá-las e pronto. Você precisa medir seus passos, se planejar para alcançá-las e, acima de tudo, aprender com qualquer erro que cometa ao longo do caminho.

5. Tenha um plano B

O trabalho em uma oficina mecânica nem sempre sai como o esperado — especialmente na parte financeira. Você sempre dependerá da demanda dos motoristas para ter serviço. Em outras situações, talvez encontre gastos inesperados e não consiga alcançar seus objetivos.

Para lidar com essas situações, primeiramente você deve se perguntar: se isso não der certo, o que posso fazer para reverter o quadro? Assim, poderá elaborar um plano de emergência para evitar perder seu negócio. Os casos mais comuns para os quais você deve se preparar são:

• gastos inesperados de emergência: melhor ter um fundo de reserva para isso;
• ausência ou saída de pessoal qualificado: peça indicações, dê alguns telefonemas e faça contratações temporárias;
• investimento sem retorno: tenha certeza de conseguir minimizar o prejuízo.

Como você viu, a gestão financeira é parte essencial de uma empresa. Por mais que exista a capacidade técnica e o conhecimento pleno do serviço prestado ou do produto oferecido em sua oficina, é necessário que o seu empreendimento mantenha esse setor saudável, a fim de crescer ao longo do tempo e não ter prejuízos.

Claro que essas dicas são apenas o primeiro passo. Para melhorar cada vez mais a gestão financeira da oficina mecânica e otimizar seu desempenho é fundamental buscar conhecimento constantemente. Então, continue esse processo e confira algumas dicas de gestão para reduzir custos no seu negócio!