Gestão de estoque: 5 dicas práticas para oficinas

Praticamente todos os tipos de negócio contam com um estoque. Esse setor é tão importante que a maneira como cada um o gerencia reflete diretamente nas atividades da organização e no sucesso empresarial.

No caso das oficinas mecânicas, essa gestão deve assegurar a disponibilidade das peças de maior saída, agilizando a prestação de serviços e garantindo uma experiência melhor aos clientes. Manter uma gestão de estoque em oficina mecânica é mais difícil do que parece, pois pode comprometer o orçamento e a logística da empresa.

Quer saber como a gestão de estoque da sua oficina pode atingir resultados positivos sem comprometer o faturamento de maneira fácil e prática? Então fique ligado nessas 5 dicas que preparamos para ajudar você nessa tarefa!

1. Identifique o fluxo de entrada e saída de produtos

O principal objetivo da gestão de estoque em oficina mecânica é fazer com que o empresário tenha total controle sobre o fluxo das mercadorias e produtos. Ou seja, saber as quantias de compra e venda da empresa, as movimentações de saída e entrada. Só assim o mecânico saberá as necessidades reais do acervo.

Quando ocorre investimento na gestão de estoque na oficina, esse controle traz inúmeros benefícios. Podemos citar, por exemplo, a diminuição no tempo de fiscalização para determinar as quantias que precisam ser repostas ou conhecer as mercadorias que saem mais e por isso precisam de um volume maior de aquisição ou ainda para não gastar com produtos que já estão “encalhados” no depósito.

Além disso, ajuda o empresário armazenar os produtos necessários de forma eficiente para que os serviços sejam prestados com a maior agilidade possível, ganhando pontos positivos no mercado.

É preciso identificar as peças e produtos que têm mais saída e que, portanto, devem ser estocados em maior quantidade. Essa decisão poderá depender de algumas particularidades de cada oficina, como a sua demanda e as especialidades de cada serviço oferecido.

Com base nessas informações, é possível saber quais itens não podem faltar no seu estoque e quais não valem a pena armazenar dessa maneira. Lembre-se que muitos produtos, principalmente os de alto custo, compensam aquisição apenas após a confirmação da compra pelo cliente. É o caso, por exemplo, de motores de carro que dependem da marca do automóvel e desvalorizam quando não adquiridas no mesmo ano.

2. Automatize a gestão de estoque

Os problemas mais comuns envolvendo uma gestão de estoque dizem respeito à falta de controle sobre os itens armazenados que pode ocasionar despesas desnecessárias a oficina. As chances desse tipo de erro ocorrer aumentam quando o monitoramento do acervo é feito de maneira manual. Por isso, é de suma importância que o mecânico use a tecnologia de ferramentas digitais a seu favor, como planilhas e softwares próprios para a organização.

Ainda que a oficina seja de médio ou pequeno porte, para diminuir erros e evitar perdas, a solução ideal para evitar esses problemas e eliminar as divergências no armazenamento é contar com um sistema automatizado de gestão. Essas ferramentas são capazes de controlar a quantidade de peças em estoque, informar as que precisam ser repostas, cadastrar fornecedores e elaborar relatórios operacionais.

Imagine só, enquanto você está se preocupando com as atividades fins da oficina — reparos e consertos de automóveis — há um sistema digital cuidando da gestão de suas mercadorias. O melhor é que você ainda pode preparar a ferramenta para disparar lembretes das necessidades do estoque.

Com todas as informações importantes organizadas em um único lugar e sendo acessadas de maneira rápida, a gestão de estoque em oficina se tornará uma tarefa muito mais simples no dia a dia da sua mecânica. O documento deverá ficar armazenado em nuvens, que podem ser acessadas em qualquer lugar do mundo e a qualquer hora, desde que tenha internet.

Lembre-se que se você tem um controle sobre a sua oficina, também terá maiores chances de crescimento empresarial, inclusive poderá investir em outros produtos e serviços. O mercado está em expansão, mas apenas ganha destaque quem tem vontade de fazer um atendimento diferenciado e personalizado.

3. Desenvolva um bom relacionamento com os fornecedores

Todo empresário sabe da importância de manter bons relacionamentos com os fornecedores. São eles que permitem que em sua oficina não falte peças e produtos, recebam mercadorias de boa qualidade e origem legítima. Com um fornecedor ruim é bem provável que os prazos de entregas combinados por você sejam descumpridos.

Além de abastecer o estoque dentro dos prazos e com os produtos corretos, ter um bom relacionamento com os fornecedores pode garantir também negociações melhores, com formas de pagamentos mais acessíveis e com custos mais baixos.

Por tudo isso, quando falamos em gestão de estoque em oficina, não podemos deixar de nos lembrar dos fornecedores que abastecem a empresa. Lembre-se que garantir a qualidade e a pontualidade na reposição das peças é fundamental e isso só ocorrerá se o gestor desenvolver um bom relacionamento com seus parceiros comerciais.

Para escolher bons fornecedores, a dica é fazer uma pesquisa aprofundada sobre cada empresa, procurando por avaliações e opiniões de outros clientes. Analise também se a qualidade, as garantias oferecidas, os prazos e os valores estão de acordo com a realidade do seu negócio e com o preço do mercado. Verificar o custo versus benefício é sempre o primeiro passo.

Não caia em marketing de empresas muito novas, a experiência é fundamental em qualquer área, mas principalmente quando trata-se de automóveis, pois mercadorias de qualidade e procedência duvidosa colocam em risco a vida de pessoas que confiaram no seu trabalho e empenho. Lembre-se que um marketing de oficinas bem feito pode atrair muita procura, mas que nem sempre é a melhor opção.

Os maiores desafios enfrentados por mecânicos estão na necessidade de encontrar parceiros confiáveis, em que possam depositar a responsabilidades de cumprir prazos e estabelecer um relacionamento confiável.

Com uma relação mais estreita com os fornecedores, você reduz riscos de ter que lidar com o desabastecimento na mecânica e da utilização de peças de má qualidade, o que interfere diretamente na reputação da sua própria oficina. Além disso poderá aumentar a sua demanda sem se preocupar com eventuais faltas de peças em seu acervo, confiante de ter parcerias leais.

4. Forneça treinamento adequado para sua equipe

É importante ressaltar que de nada adianta ter ferramentas e softwares de última geração se sua empresa não tiver pessoal competente para trabalhar tanto nas atividades fins da oficina quanto nas áreas de administração. Por isso, investir em um treinamento adequado para sua equipe deixa de ser um custo e passa a ser uma vantagem competitiva. Sua oficina ganhará destaque no mercado, sobressaindo-se aos demais concorrentes.

Em uma oficina mecânica, dificilmente uma única pessoa ficará responsável pela administração de todas as áreas, principalmente no setor de movimentações do estoque. Por isso, para que todos os processos sejam seguidos corretamente, de forma padronizada, é imprescindível que seja fornecido treinamento aos colaboradores. Isso evitará erros e desavenças entre os funcionários.

Para capacitar o colaborador é necessário contratar cursos específicos para a empresa. A fim de economizar, a oficina poderá ser alvo de palestras que englobará maior número de funcionários ouvintes. Se a empresa está bem organizada e seus funcionários se sentem valorizados, o aumento da produtividade é inevitável.

Outra solução que é feita pelas grandes oficinas, além dos cursos e palestras, são as reuniões presenciais. Elas servem para esclarecer dúvidas e angariar sugestões. As regras da gestão de estoque, por exemplo, podem ser discutidas nesses encontros e depois fixadas em locais visíveis a esses funcionários.

É importante estar sempre atento de fazer a devida comunicação sempre que alguma diretriz for alterada em qualquer departamento. Dessa forma, você garante que todos os procedimentos serão seguidos e mantém o acervo da sua oficina sob controle.

5. Faça um controle financeiro

Ter um relatório do seu ativo disponível em mãos é a fórmula de sucesso de oficinas mecânicas. Seu cliente precisa de eficiência e rapidez. Se não sabe o que tem em suas empresa, como poderá informar ao seu cliente um prazo para os reparos do automóvel e os preços?

Para conseguir ter uma eficiente gestão de estoque na oficina é necessário planejar. Estruturar os gastos e as entradas de capital na empresa é essencial. Deve-se saber quais recursos estão parados no estoque e o valor total dessas mercadorias.

Primeiro, calcule os custos fixos mensais com a entrada das mercadorias. Com a gestão do estoque conseguirá saber quais são esses valores e no final do mês calcular o quanto foi comprado e vendido. Em seguida, faça uma contagem das peças e mercadorias paradas, ou seja, do patrimônio da oficina.

Verifique se esses produtos podem ser trocados ou vendidos a preços promocionais. Com uma gestão de estoque eficiente, ficará bem mais fácil fazer um planejamento financeiro e conseguir aumentar bruscamente o faturamento da oficina!

Como verificamos, uma gestão de estoque em oficina eficiente está diretamente ligada a diminuição de custos e ao aumento da lucratividade da empresa mecânica. Atitudes simples podem transformar a sua oficina pequena em uma grande empresa. Procure conhecer mais sobre a administração das oficinas de sucesso e os caminhos que elas percorreram para chegar lá. Assim, em pouco tempo perceberá um boom no seu faturamento.

Agora que você já sabe como tornar a gestão de estoque uma prática eficiente e descomplicada, assine a nossa newsletter e fique por dentro de tudo sobre administração de oficinas.