Manter uma oficina mecânica funcionando e pagar as contas no final do mês quase nunca é uma tarefa fácil. Sem uma boa gestão de custos, então, a situação só piora. Apesar do nome um pouco assustador, não é difícil de colocar esse controle em prática e, com algumas dicas bem simples, é possível melhorar o desempenho da empresa.
Ao longo deste texto, vamos mostrar o que é uma gestão de custo, quais são os benefícios para a empresa e dar algumas dicas de como fazer isso de forma eficiente. Continue com a gente e aproveite essa oportunidade de crescimento!
O que é gestão de custo e como ela impacta uma empresa?
O nome gestão de custo pode até parecer um pouco assustador, principalmente para quem gosta mais de colocar a mão na massa, porém, o significado desse termo é bem simples: controlar tudo o que entra e o que sai de uma empresa. Sem essa prática, é muito difícil se manter competitivo no mercado e não se enrolar com as contas.
A gestão de custo impacta diretamente o desempenho da empresa e ter o controle de tudo o que se gasta e de quanto se ganha pode ser a diferença entre um negócio de sucesso e fechar as portas. Contudo, para ter resultados ainda melhores, é preciso que ela seja a mais eficiente possível.
Como fazer uma gestão eficiente?
Felizmente, existem várias dicas bem simples que podem ajudar bastante no processo de implantar uma gestão de custo eficiente em uma empresa. Seguindo algumas etapas e tendo muita dedicação, é possível melhorar a eficiência da oficina, pagar as contas e ainda ter um dinheiro extra para investir no crescimento profissional.
Registre todas as despesas
O primeiro passo é registrar todas as despesas da oficina, pois somente dessa forma é que se pode ter um controle e ver se a empresa gasta mais do que arrecada. Um erro muito comum de muitos donos de negócios é somente dar atenção às entradas de dinheiro. No final do mês, percebe-se que os gastos foram muitos e não é possível pagar todas as contas.
Para que isso não aconteça, anote tudo o que for gasto e acompanhe diariamente o resultado. Uma forma de fazer isso é por meio de planilhas eletrônicas. Ainda que possa parecer um pouco complicado no começo, vale a pena aprender a usar e, depois de algum tempo, será algo natural.
Categorize custos e despesas
Saber diferenciar custos e despesas também é fundamental para uma boa gestão de custo. Contas de água, luz, aluguel, alimentação e material de escritório são alguns exemplos de despesas. Por outro lado, manutenção de máquinas, salários e compra de peças são considerados custos.
Pode parecer um pouco complicado de entender a diferença, mas existe uma forma bem simples: o dinheiro gasto será usado para produzir algo ou realizar algum serviço? Então, é um custo. Caso contrário, é uma despesa. Mas, afinal, por que é importante saber disso?
Esse tipo de categorização ajuda a definir quanto cobrar pelos serviços e, principalmente, a planejar o orçamento mensal da empresa. Além disso, quando falamos em equilibrar as contas e gastar menos, o ideal é reduzir as despesas e não os custos, pois estes trazem renda para a oficina.
Crie uma cultura de contenção de gastos
Uma vez que se tenha em mente o que são despesas e custos, é fundamental criar uma cultura de contenção de gastos. Entretanto, isso não quer dizer descuidar da manutenção de equipamentos e não fazer cursos de capacitação. Ser qualificado e ter mecânicos especialistas é muito importante para o crescimento do negócio.
Quando falamos em contenção de gastos, queremos dizer para evitar desperdícios, como luzes acesas em ambientes em que não há ninguém ou equipamentos ligados sem serem utilizados. Mas, também é possível gastar menos baixando os custos operacionais. Vamos ver como?
Melhore a negociação com os fornecedores
O primeiro passo para reduzir os custos da oficina é saber controlar muito bem o estoque e trabalhar com ele mais enxuto, ou seja, ter apenas o que é necessário. No entanto, para fazer isso, é muito importante conhecer bem os seus fornecedores e os prazos de entrega. Aliás, eles são peças importantes em uma boa gestão de custo.
A negociação com os fornecedores é muito importante para manter a saúde financeira da oficina tanto no que diz respeito ao preço quanto ao prazo de entrega e às formas de pagamento. Nos meses mais apertados, por exemplo, poder jogar o pagamento de uma peça para 30 dias após a compra ajuda bastante.
A tecnologia também é uma boa aliada na arte da negociação. Existem muitos softwares especializados que podem auxiliar no controle de estoque e no contato com os melhores fornecedores. Parcerias também são bem-vindas, sendo uma ótima maneira de economizar sem descuidar da qualidade do material que se usa.
Padronize e automatize processos rotineiros
Por falar em tecnologia, não tenha medo de usá-la a seu favor e sempre invista em capacitação da empresa. Padronizar e automatizar processos pode ajudar bastante na administração do tempo na oficina e otimizar os processos, baixando os custos e trazendo mais receita.
Existem vários sistemas de gestão, sendo que alguns deles são on-line e é possível monitorar o que acontece na oficina à distância. Porém, antes de escolher um, pesquise bem, pois cada empresa tem as suas particularidades e o perfeito para um pode não ser para o outro.
Quais são os benefícios de implantar uma boa gestão de custo?
Depois de tudo o que vimos, fica a pergunta: por que fazer tudo isso? Quais são os benefícios? Com uma boa gestão de custo, é possível identificar desperdícios, economizar sem prejudicar a qualidade do trabalho, levar preços mais convidativos aos clientes e, claro, obter mais serviços.
Ter uma boa gestão de custo é praticamente obrigatório para quem quer uma oficina mais competitiva no mercado e pagar as contas no final do mês. Como vimos, muitos dos processos não custam nada, mas é necessária muita dedicação. Coloque essas dicas em prática e veja como as coisas podem melhorar.
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