Para qualquer negócio dar certo, é imprescindível ter muita organização. Manter o espaço limpo, seus documentos em pastas e ter uma agenda para se guiar durante o dia são algumas das práticas que todo ambiente de trabalho deve ter. Essas ações simples otimizam a produtividade, além de deixar o ambiente mais agradável.
Quando estamos lidando com o cliente, a organização é ainda mais importante, pois ele cria valores sobre o serviço conforme o que é visto no relacionamento com a empresa. Para os chaveiros, existe um armário feito para facilitar ao guardar as chaves dos clientes em local seguro e de forma ordenada.
Confira, agora, o que é o claviculário e como ele vai ajudar você a estruturar melhor os serviços!
Afinal, o que é o claviculário?
Com esse nome um tanto diferente, na primeira vez que se ouve, podemos até achar que se trata de um equipamento médico. Mas, na verdade, o claviculário é um armário desenvolvido para manter as chaves em ordem. Esse item é primordial para garantir qualidade no seu serviço.
Imagine entrar em uma loja de chaveiro, solicitar um serviço e, ao buscar as chaves, descobrir que elas foram trocadas com as de outro cliente? Situação bem complicada, não é mesmo? Para evitar que cenas assim aconteçam e prejudiquem o andar do seu negócio, o claviculário dispõe de ganchos, em que você pode pendurar cada chave.
Como identificar as chaves?
Não basta somente deixar as chaves dispostas nesse armário. Afinal, elas estarão seguras, porém, ainda, sujeitas a algum equívoco e serem trocadas. Para isso, é preciso adotar boas práticas que facilitem a identificação do usuário dessas chaves. Abaixo, contamos para você as principais dicas para usar na organização das suas chaves. Vamos lá?
Separe por etiquetas
Para otimizar a sua produtividade e a percepção do seu cliente ao realizar um serviço no seu negócio, você deve identificar as chaves assim que as recebe. Acople um chaveiro com espaço para etiqueta nas chaves e, assim que o cliente as deixar com você, identifique-as. É interessante inserir os seguintes dados:
- nome do cliente;
- telefone para contato;
- data e hora de atendimento;
- tipo de serviço;
- prazo para entrega.
Com essas informações dispostas de forma fácil à sua vista, você consegue gerenciar melhor o seu trabalho ao longo do dia. Ainda, reduz muito as chances de acontecer o extravio de chaves, por exemplo.
Você pode fazer essas etiquetas de forma manual mesmo, à caneta, ou pode ter uma impressora e papel próprios para a impressão desse tipo de material: basta inserir as informações no programa de edição de texto, imprimir e colar a etiqueta no chaveiro.
A escolha de como fazer esse procedimento vai depender do quanto você pode investir ou, até mesmo, do que fica mais prático para você. Dependendo, às vezes, é muito mais rápido escrever as informações manualmente. Mas, não deixe de confirmar os dados com o seu cliente.
Diferencie por cores
Outra forma muito eficaz para organizar as chaves no claviculário é diferenciá-las por cores. Você pode fazer isso pelo tipo de serviço, pelo dia que deve ser entregue ao cliente ou até pelo tipo de chave, se é automotiva ou comum.
Para definir qual classificação você vai usar, é preciso entender também o volume de serviços que você tem. Principalmente, ver em quais serviços você pode ter problemas recorrentes. Assim, você cria a sua organização conforme as suas dificuldades enfrentadas no dia a dia.
Use dois claviculários
Ter dois ou mais claviculários é uma boa forma de manter a organização das chaves. Ainda mais se você oferece vários serviços, como a cópia de chaves comuns, chaves treta, automotivas — podendo ser mecânica, codificada ou canivete.
Você pode ter um claviculário para cada tipo de chave, por exemplo. Isso vai facilitar muito a sua rotina, sem contar que transmite profissionalismo para o cliente ao ver a sua organização.
Classifique por etapa
Citamos várias formas de classificar a sua chave, mas ainda há uma que você pode usar em integração com outras maneiras de separação. É interessante organizar as chaves pela etapa em que elas se encontram.
Por exemplo, você pode usar as etiquetas para incluir as informações dos clientes, as cores do chaveiro para identificar o tipo de serviço e colocá-las em claviculários diferentes, se o serviço estiver pendente ou concluído.
Imagine que experiência legal para o cliente, ao ir buscar as chaves, e se deparar com um armário organizado com aquelas que já estão com o serviço concluído? O cliente informará o nome dele, você conferirá no seu controle e só recolherá as chaves no claviculário. Passa mais credibilidade, não é mesmo?
Tenha um relatório
Você pode adotar todas as outras dicas acima, mas caso não faça um registro por escrito da entrada e saída de chaves, ainda podem acontecer falhas e queimar o seu negócio. Quando falamos de controle, organização e atendimento ao cliente, é importante ter as informações na ponta da língua para oferecer as soluções ao comprador rapidamente.
Além disso, com um relatório, você será capaz de identificar quais são os produtos mais procurados no seu negócio, quais os dias que têm mais demandas, qual o tempo médio para a execução de um serviço etc. Assim, fica mais fácil fazer uma compra de estoque, organizar sua rotina, informar ao cliente um prazo médio para finalização do serviço e, ainda, poder aumentar mais a sua produtividade.
Você pode fazer os seus relatórios em um caderno de entradas e saídas ou pode usar planilhas de computador para fazer o registro. O bom dessas planilhas, como as de Excel, é que com os dados todos inseridos lá, você pode criar gráficos. Essa forma de visualizar informações vai ajudar a ler melhor como é o seu negócio.
O claviculário é um item que não pode faltar para aqueles que atuam como chaveiro. Manter a organização, agilizar os processos e passar uma boa percepção para os clientes são boas práticas que atuam diretamente nas suas vendas. Ou seja, quanto mais ordenado for o seu espaço de trabalho, menos tempo você gasta procurando equipamentos e, ainda, conquista a confiança do seu cliente.
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