Nem todos os empreendedores sabem, mas fazer a gestão de notas fiscais da empresa é extremamente importante para garantir a saúde financeira e fiscal do negócio.
Primeiro, as notas fiscais são documentos que confirmam a transação financeira realizada, servindo para a coleta de impostos e para cobrança de pagamentos. Tanto o modelo em papel quanto o eletrônico já são exigências em vários setores.
Como chaveiro e empreendedor, talvez você tenha algumas dúvidas sobre como gerir corretamente estas notas. Mas a organização e preservação de desses documentos, seja em forma impressa ou eletrônica, é muito importante para manter seu empreendimento livre de problemas fiscais.
Veja, neste post, 5 dicas simples para melhorar sua gestão de notas fiscais e evitar problemas no futuro.
1. Padronize as rotinas de compras
Se você trabalha com algum sócio ou auxiliar, é provável que ele também esteja envolvido na compra de materiais e nas vendas. Essa descentralização do setor de compras é comum em microempresas, mas ela tende a dificultar seu trabalho de gestão, já que todas as notas virão em momentos diferentes e por vias diferentes.
Ao criar uma rotina de compras, você tem maior controle sobre o período e forma de aquisição. Por exemplo, ao programar toda chegada de matéria prima para um dia específico do mês, você sempre saberá quando receber a nota.
Se houver um pedido extra, basta criar um protocolo de registro, para que você possa buscar a nota facilmente no futuro.
2. Armazene todas as notas emitidas e recebidas
Para uma boa gestão de notas fiscais, você precisará dos números completos. E quando se está começando, é fácil confundir esses documentos com recibos, descartando-os com o tempo.
Esse é um erro sério, já que elas servem tanto para confirmar o seu orçamento quanto para fins fiscais. Se o problema é o espaço, adotar o padrão de nota fiscal eletrônica (NF-e) pode ser a solução mais prática.
3. Tenha um sistema de organização adequado
A gestão de notas fiscais, em muitos casos, é comprometida pela falta de confiabilidade dos dados. Se você deixa todas as notas eletrônicas em uma única pasta no seu computador, sem nenhum padrão de nome no arquivo, dificilmente encontrará a nota certa para uma auditoria por exemplo. Por isso, é importante que todos os dados estejam organizados de forma prática e compreensível.
4. Use um software de gestão
Softwares de gestão são a solução mais simples para a maioria dos problemas de organização em empresas e também para profissionais autônomos. Isso torna a gestão de notas fiscais bem mais simples e prática. Boa parte do armazenamento e controle pode ser automatizado, o que reduz a chance de erro humano ao longo do processo.
5. Faça uma auditoria regular das notas fiscais
Avaliar a procedência das notas fiscais deve ser parte integrante da rotina de qualquer negócio, mesmo o de chaveiro. Muitos problemas de autenticidade e de desencontros no orçamento acontecem devido à falta de auditoria.
O ideal é conferir as contas ao menos uma vez por mês e ver se os valores das notas fiscais batem com o caixa, os recibos e com as compras realizadas. Encontrar esses erros rapidamente permite que sejam corrigidos com maior facilidade.
Agora você já sabe como fazer uma melhor gestão de notas ficais para seu negócio como chaveiro. Que tal continuar recebendo nossas informações e ficar por dentro de dicas e novidades? Assine a nossa newsletter!
